Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (DPA)

1. Partes e papéis

1.1. Controlador: o Cliente (clínica, consultório ou grupo) identificado no cadastro da Plataforma.

1.2. Operador: WELLCORE TECNOLOGIA LTDA, CNPJ nº 69.189.658/0001-90, com sede na Rua Torquato José Rodilha, 40, Pestana, Osasco/SP, CEP 06180-100.

1.3. Este Acordo regula o tratamento, pela Wellcore, dos dados pessoais que o Cliente insere ou gera na Plataforma ("Dados do Cliente"), nos termos dos arts. 37 a 42 da Lei nº 13.709/2018 (LGPD).

2. Objeto, natureza e finalidade

2.1. A Wellcore trata os Dados do Cliente somente para prestar os serviços contratados da Plataforma — armazenamento, organização, consulta, exibição, exportação, cópia de segurança, sincronização com integrações autorizadas pelo Cliente e suporte técnico — e conforme as instruções documentadas do Cliente: os Termos de Uso, este Acordo e as configurações feitas na Plataforma.

2.2. Categorias de titulares: pacientes, leads e contatos comerciais do Cliente, profissionais e colaboradores do Cliente.

2.3. Categorias de dados: identificação e contato (nome, CPF, telefone e e-mail); dados de saúde (anamnese, evoluções clínicas, documentos médicos, agendamentos e histórico de atendimentos); dados financeiros dos lançamentos do Cliente; dados comerciais de leads, incluindo origem e parâmetros de campanha; consentimentos de compartilhamento; métricas agregadas de campanhas de anúncios.

2.4. Duração: enquanto vigorar a contratação e durante o período de encerramento previsto na cláusula 9.

3. Obrigações do Cliente (controlador)

O Cliente garante que:

• tem base legal para tratar os Dados do Cliente e para usar a Wellcore como operadora, inclusive para dados sensíveis de saúde (art. 11 da LGPD);
• informa os titulares sobre o tratamento, inclusive sobre o uso de fornecedores de tecnologia;
• obtém os consentimentos necessários, por exemplo para compartilhamento entre clínicas, comunicações de marketing e tratamento de dados de crianças e adolescentes;
• não insere dados clínicos em campos comerciais nem nos assistentes de IA;
• mantém o prontuário pelos prazos legais, exportando-o quando necessário;
• atende os pedidos dos titulares e comunica incidentes à ANPD e aos titulares quando exigido.

4. Obrigações da Wellcore (operador)

A Wellcore se obriga a:

• tratar os Dados do Cliente apenas conforme as instruções do Cliente, avisando se considerar que uma instrução viola a lei;
• não usar os Dados do Cliente para finalidades próprias, não vendê-los e não usá-los para publicidade ou para treinar modelos de IA;
• garantir que as pessoas autorizadas a acessar os Dados do Cliente estejam sujeitas a dever de sigilo;
• manter as medidas de segurança descritas na cláusula 5;
• apoiar o Cliente no atendimento a pedidos de titulares, com as ferramentas da Plataforma (consulta, correção e exportação), e encaminhar ao Cliente, em até 5 dias úteis, os pedidos recebidos diretamente;
• apoiar o Cliente em relatórios de impacto (RIPD) e em respostas à ANPD, na medida das informações disponíveis à Wellcore;
• manter registro das operações de tratamento que realizar (art. 37).

5. Segurança

5.1. A Wellcore mantém, no mínimo:

• criptografia em trânsito (TLS) e em repouso (banco de dados, cache e armazenamento de arquivos);
• criptografia adicional de credenciais de integrações;
• isolamento lógico dos dados por organização;
• controle de acesso por perfil, definido pelo Cliente;
• armazenamento privado de documentos médicos, com verificação de integridade (checksum);
• trilha de auditoria de acesso a dados clínicos: quem visualizou, criou, alterou, baixou ou compartilhou;
• cópias de segurança diárias do banco de dados, com recuperação pontual por 7 dias, e plano de recuperação de desastres;
• registros técnicos sem conteúdo clínico, senhas, tokens, CPF, telefone ou e-mail.

5.2. Acesso pelo suporte da Wellcore: excepcional, vinculado a motivo e chamado registrados, limitado a 60 minutos por concessão, somente leitura por padrão (acesso de escrita exige a aprovação de uma segunda pessoa da Wellcore), sem acesso a conteúdo clínico e com registro de cada uso.

5.3. A autenticação em dois fatores ainda não está disponível na Plataforma; o Cliente deve adotar senhas fortes e exclusivas.

6. Suboperadores

6.1. O Cliente autoriza a Wellcore a contratar os suboperadores abaixo:

6.2. A Wellcore impõe aos suboperadores obrigações de proteção de dados equivalentes às deste Acordo e responde por eles perante o Cliente.

6.3. A Wellcore avisará o Cliente com antecedência de 30 dias sobre a inclusão ou a troca de suboperadores que tratem Dados do Cliente. O Cliente poderá se opor por motivo justificado e, se não houver solução, encerrar o contrato sem multa.

7. Transferência internacional

Os suboperadores AWS, Anthropic, Resend, Meta e Google ficam nos Estados Unidos, e os Dados do Cliente podem ser tratados fora do Brasil. Essas transferências se apoiam no art. 33 da LGPD e são feitas com fornecedores que oferecem garantias contratuais de proteção de dados. O Cliente pode pedir informações sobre elas pelo e-mail privacidade@wellcore.com.br.

8. Incidentes de segurança

8.1. A Wellcore comunicará ao Cliente qualquer incidente de segurança que afete os Dados do Cliente em até 48 horas após tomar conhecimento, com as informações disponíveis sobre a natureza do incidente, os dados e titulares afetados, as medidas adotadas e os riscos. As informações complementares serão enviadas assim que disponíveis.

8.2. Esse prazo permite ao Cliente, como controlador, comunicar a ANPD e os titulares em até 3 dias úteis quando o incidente puder gerar risco ou dano relevante (Resolução CD/ANPD nº 15/2024).

9. Fim do contrato: devolução e eliminação

9.1. Após o pedido de encerramento, o Cliente tem 7 dias para desistir. Em seguida — ou ao fim do período já pago, se for posterior — tem 30 dias em modo somente leitura para exportar os Dados do Cliente (pacientes, agendamentos, prontuários, leads e contas a receber) em formato estruturado.

9.2. Ao fim do modo somente leitura, a conta é encerrada: o acesso é bloqueado e os Dados do Cliente ficam guardados, inacessíveis. A Plataforma não os elimina automaticamente.

9.3. A eliminação definitiva é feita mediante solicitação escrita do Cliente pelo e-mail privacidade@wellcore.com.br, em até 30 dias a partir da confirmação da identidade do solicitante, ressalvados:

• o prontuário, cuja guarda mínima de 20 anos (Lei nº 13.787/2018) é responsabilidade do Cliente, que deve exportá-lo antes de pedir a eliminação;
• dados cuja guarda seja exigida por obrigação legal ou ordem judicial;
• os registros comerciais e de cobrança da assinatura, guardados por 5 anos após o fim da relação contratual;
• as cópias de segurança do banco de dados, das quais o dado eliminado sai ao fim do ciclo de 7 dias.

9.4. A Wellcore não elimina prontuários durante a vigência do contrato sem instrução expressa do Cliente.

10. Auditoria

Mediante solicitação justificada, até uma vez por ano e com aviso prévio de 30 dias, o Cliente pode solicitar informações e documentos que demonstrem o cumprimento deste Acordo. A Wellcore atenderá prioritariamente com a documentação e os relatórios disponíveis. Auditorias presenciais dependem de acordo entre as partes, e os custos da auditoria correm por conta do Cliente.

11. Responsabilidade

Cada parte responde pelos danos que causar por descumprir a LGPD ou este Acordo, nos termos do art. 42 da LGPD, observada a limitação dos Termos de Uso naquilo que a lei permitir.

12. Disposições finais

Em caso de conflito entre este Acordo e os Termos de Uso sobre proteção de dados, prevalece este Acordo. Aplicam-se as leis brasileiras e o foro dos Termos de Uso.

13. Contato

Contato do Encarregado: privacidade@wellcore.com.br

Veja também: Política de Privacidade, LGPD e Direitos do Titular, Exclusão de Dados e Política de Cookies.