Política de Privacidade

1. Quem somos

Esta Política de Privacidade explica como a WELLCORE TECNOLOGIA LTDA ("Wellcore", "nós"), inscrita no CNPJ sob o nº 69.189.658/0001-90, com sede na Rua Torquato José Rodilha, 40, Pestana, Osasco/SP, CEP 06180-100, trata dados pessoais quando você:

• visita o site wellcore.com.br;
• entra em contato com o nosso time comercial;
• contrata ou usa a plataforma Wellcore de gestão de clínicas ("Plataforma"), como clínica, profissional, colaborador ou paciente.

A Wellcore é uma plataforma de software (SaaS) para clínicas particulares que reúne agenda, cadastro de pacientes e prontuário, pipeline comercial, financeiro, inteligência de marketing e assistentes de inteligência artificial.

Contato de privacidade: privacidade@wellcore.com.br.

Contato do Encarregado: privacidade@wellcore.com.br.

2. Papéis da Wellcore no tratamento de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, "LGPD") distingue quem decide sobre o tratamento (controlador) de quem trata dados em nome de outro (operador). A Wellcore atua nos dois papéis, conforme o dado.

2.1. Wellcore como controladora

• dados de visitantes do site e de contatos comerciais da própria Wellcore;
• dados cadastrais e de acesso das clínicas contratantes e dos seus usuários (responsável legal, administradores, profissionais e colaboradores);
• dados de cobrança da assinatura da Wellcore;
• registros de acesso, de segurança e de uso da Plataforma.

2.2. Wellcore como operadora

Tratamos em nome e sob as instruções da clínica contratante, que é a controladora, os dados que ela insere ou gera na Plataforma, especialmente:

• dados de pacientes, incluindo dados de saúde (prontuário, evoluções clínicas, documentos médicos e agendamentos);
• leads e oportunidades do pipeline comercial da clínica;
• lançamentos financeiros da clínica;
• métricas de campanhas de anúncios das contas que a clínica conecta.

Se você é paciente ou lead de uma clínica que usa a Wellcore, a clínica decide como os seus dados são usados e atende os seus pedidos de direitos. Procure primeiro a clínica. Se você nos procurar, encaminharemos o pedido à clínica responsável e a apoiaremos no atendimento.

As obrigações da Wellcore como operadora estão descritas no Acordo de Tratamento de Dados.

3. Quais dados tratamos

3.1. Visitantes do site e contatos comerciais

• Dados informados no formulário de contato: nome, e-mail, telefone (WhatsApp), nome da clínica, porte da clínica e mensagem.
• Dados de origem do contato: canal, página de referência (referrer) e parâmetros de campanha (UTM) presentes no endereço da página.
• A calculadora do site funciona apenas no seu navegador: os números digitados não são enviados nem armazenados por nós.
• Ao abrir o site, o seu navegador baixa as fontes tipográficas dos servidores do Google, que recebem o seu endereço IP e dados técnicos do navegador (ver seção 5 e a Política de Cookies).

3.2. Clínicas contratantes e seus usuários

• Da clínica: razão social, nome fantasia, CNPJ, e-mail principal e endereço.
• Do responsável e dos usuários: nome, e-mail, telefone, CPF (opcional para o responsável), perfil de acesso e senha, guardada apenas em formato criptográfico irreversível (hash).
• WhatsApp informado no cadastro: usado para contato sobre a conta, a assinatura e o suporte. Não enviamos publicidade por WhatsApp sem o seu consentimento.
• Dos profissionais de saúde: nome, e-mail, telefone, tipo de profissional e número de registro no conselho de classe, com a UF.
• Registros de aceite dos Termos de Uso: versão aceita, data e hora, endereço IP e navegador.

3.3. Dados de pacientes (Wellcore como operadora da clínica)

• Identificação e contato: nome, CPF, telefone e e-mail.
• Dados de saúde (dados pessoais sensíveis): anamnese, evoluções clínicas, registros de atendimento e documentos médicos enviados pela clínica, nos formatos PDF, JPEG, PNG, WebP e TXT.
• Agendamentos e histórico de atendimentos.
• Consentimentos de compartilhamento entre clínicas: finalidade, escopo, validade e eventual revogação.
• Para pacientes que usam o Portal do Paciente: e-mail, senha (hash) e aceite dos termos do portal.

3.4. Cobrança da assinatura Wellcore

• Plano contratado, faturas, status de pagamento e histórico de cobrança.
• Pagamentos por cartão de crédito ou Pix são processados pelo nosso parceiro de pagamentos, o Asaas. A Wellcore não armazena o número completo do cartão, a data de validade nem o código de segurança (CVV): guardamos apenas uma referência criptografada do meio de pagamento, a bandeira e os 4 últimos dígitos.

3.5. Integrações de marketing (Meta Ads e Google Ads)

Quando um administrador da clínica conecta, por conta própria, uma conta de anúncios da Meta (Facebook/Instagram) ou do Google Ads, tratamos:

• o token de acesso concedido pela plataforma, armazenado criptografado;
• dados das contas de anúncios autorizadas: identificador, nome, moeda, fuso horário e status;
• dados de campanhas: identificador, nome, objetivo e status;
• métricas agregadas de desempenho: investimento, impressões, alcance, cliques e quantidade de leads ou conversões por período.

Essas métricas são agregadas e não identificam pessoas. Os detalhes sobre os dados recebidos da Meta e do Google estão na seção 9.

3.6. Origem dos leads da clínica

Quando a clínica registra a origem de um lead, a Plataforma pode guardar parâmetros de campanha (UTM), página de entrada, página de referência e identificadores de clique de anúncio (gclid, fbclid e similares). Esses dados seguem o ciclo de vida do lead (seção 7).

3.7. Assistentes de inteligência artificial

Quando habilitados para a organização, os assistentes de IA tratam as perguntas dos usuários, as respostas geradas e os dados operacionais agregados necessários para a análise (por exemplo, indicadores financeiros, comerciais e de marketing). Conteúdo de prontuário e dados clínicos não são enviados aos assistentes (seção 8).

3.8. Notificações

• Notificações dentro da Plataforma, com título e resumo do evento, sem conteúdo clínico.
• Notificações push no navegador, somente se você autorizar: guardamos de forma criptografada o endereço e as chaves de inscrição fornecidos pelo navegador.

3.9. Registros de acesso, dispositivo e segurança

• Endereço IP, data e hora, navegador e sistema (user agent) e o identificador do dispositivo usado para acessar a Plataforma.
• Sessões de acesso e eventos de segurança, como entradas, tentativas de login e renovações de sessão.
• Trilha de auditoria de acesso clínico: quem visualizou, criou, alterou, baixou ou compartilhou dados clínicos, com data, hora, IP e dispositivo. A trilha não guarda o conteúdo clínico em si.

4. Para que usamos os dados e com qual base legal

Como controladora, a Wellcore trata dados para:

• responder contatos comerciais, apresentar propostas e acompanhar negociações — legítimo interesse e procedimentos preliminares a contrato (art. 7º, IX e V). Campos comerciais não devem conter informações clínicas;
• criar e manter a conta da clínica e dos usuários, autenticar acessos e prestar o serviço contratado — execução de contrato (art. 7º, V);
• cobrar a assinatura, emitir documentos fiscais e cumprir obrigações contábeis e fiscais — execução de contrato e cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II e V);
• garantir a segurança da Plataforma, prevenir fraudes, investigar incidentes e guardar os registros de acesso exigidos pelo Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014, art. 15) — obrigação legal e legítimo interesse (art. 7º, II e IX);
• registrar o aceite dos Termos de Uso e das suas versões — exercício regular de direitos (art. 7º, VI);
• enviar comunicações transacionais, como confirmação de cadastro, primeiro acesso, redefinição de senha e avisos de cobrança e de segurança — execução de contrato (art. 7º, V);
• medir o uso dos assistentes de IA por telemetria sem o conteúdo das conversas e manter a estabilidade técnica da Plataforma — legítimo interesse (art. 7º, IX).

Como operadora, a Wellcore trata os dados da clínica exclusivamente para prestar o serviço contratado, conforme as instruções dela. A base legal desse tratamento é definida pela clínica controladora — por exemplo, para dados de saúde, a tutela da saúde em procedimento realizado por profissionais ou serviços de saúde (art. 11, II, "f") e o cumprimento de obrigação legal relativa ao prontuário (art. 11, II, "a").

A Wellcore não vende dados pessoais, não usa dados de pacientes para publicidade e não usa dados das clínicas para finalidades próprias incompatíveis com o serviço.

5. Com quem compartilhamos

Compartilhamos dados apenas na medida necessária, com:

5.1. Fornecedores que nos ajudam a operar o site e a Plataforma

Os fornecedores que tratam dados em nome da Wellcore assumem obrigações contratuais de confidencialidade, segurança e proteção de dados.

5.2. Entre clínicas, somente com consentimento do paciente

Dados clínicos de um paciente só ficam visíveis para outra clínica na Plataforma se houver consentimento registrado, com finalidade, escopo e prazo definidos. O consentimento pode ser revogado a qualquer momento: a revogação interrompe o acesso imediatamente e preserva o histórico dos acessos já realizados.

5.3. Autoridades

Quando exigido por lei, ordem judicial ou requisição de autoridade competente, ou para a defesa de direitos em processo.

5.4. Operações societárias

Em fusão, aquisição ou incorporação, mantidas as garantias desta Política.

6. Transferência internacional de dados

Parte dos fornecedores da Wellcore fica nos Estados Unidos: AWS (hospedagem), Anthropic (assistentes de IA, quando habilitados), Resend (e-mails transacionais), Google (fontes do site e, quando a clínica conecta, Google Ads) e Meta (quando a clínica conecta). Por isso, dados pessoais podem ser tratados fora do Brasil.

Essas transferências se apoiam no art. 33 da LGPD e são feitas com fornecedores que oferecem garantias contratuais de proteção de dados, com criptografia em trânsito e em repouso.

Você pode pedir informações sobre essas transferências pelo e-mail privacidade@wellcore.com.br.

7. Por quanto tempo guardamos os dados

Guardamos os dados pelo tempo necessário às finalidades desta Política, ao cumprimento de obrigações legais e ao exercício de direitos (art. 16 da LGPD). Prazos atuais da Plataforma:

7.1. Encerramento da conta da clínica

• O proprietário da organização pede o encerramento na Plataforma e pode desistir em até 7 dias.
• Depois desse prazo — ou ao fim do período já pago, se for posterior — a conta fica em modo somente leitura por 30 dias. Nesse período a clínica pode exportar os seus dados: pacientes, agendamentos, prontuários, leads e contas a receber.
• Ao fim do modo somente leitura, a conta é encerrada: o acesso é bloqueado e os dados ficam guardados, inacessíveis. A Plataforma não elimina esses dados automaticamente.
• A eliminação definitiva é feita mediante solicitação do proprietário pelo e-mail privacidade@wellcore.com.br, em até 30 dias a partir da confirmação da identidade, ressalvados o prontuário (7.2) e os registros comerciais e de cobrança (5 anos após o fim da relação contratual).

7.2. Prontuário

A guarda do prontuário é responsabilidade da clínica e do profissional de saúde. A Lei nº 13.787/2018 prevê guarda mínima de 20 anos a partir do último registro. A Wellcore não elimina prontuários sem instrução expressa da clínica e oferece a exportação para que a clínica cumpra esse dever.

8. Inteligência artificial

• Os assistentes de IA da Wellcore apoiam a gestão: análises financeiras, comerciais, operacionais e de marketing. Eles apenas consultam dados; não alteram registros nem tomam decisões automaticamente.
• Conteúdo de prontuário e dados clínicos não são enviados à IA, por restrição técnica da Plataforma.
• O processamento é feito pela Anthropic, nos EUA, sob termos comerciais que vedam o uso dos dados enviados pela Wellcore para treinar modelos. Pela política padrão do fornecedor, os dados são eliminados em até 30 dias.
• As respostas da IA podem conter erros e devem ser revisadas por uma pessoa. Elas não substituem avaliação profissional, contábil, jurídica ou clínica.
• Os assistentes vêm habilitados para cada organização. Um administrador com permissão pode desligá-los a qualquer momento na tela Equipe de IA.
• Você pode pedir a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado (art. 20 da LGPD).

9. Dados recebidos da Meta e do Google

9.1. Meta (Facebook e Instagram)

A integração usa somente a permissão de leitura de anúncios (ads_read). A Wellcore não cria, altera, pausa nem define orçamento de anúncios, e não lê dados de Páginas, formulários de leads ou mensagens. Os dados recebidos (seção 3.5) são usados exclusivamente para mostrar à própria clínica o desempenho das suas campanhas na Plataforma.

9.2. Google Ads

A integração pede dois escopos: openid, que fornece apenas um identificador técnico da conta Google conectada, e o escopo da API do Google Ads, que o Google concede com permissão de leitura e escrita. A Wellcore usa esse acesso apenas para ler contas, campanhas e métricas, nunca para criar ou alterar anúncios.

O uso, pela Wellcore, de informações recebidas das APIs do Google seguirá a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.

Wellcore’s use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

9.3. Desconexão e exclusão

A clínica pode desconectar uma conta de anúncios a qualquer momento na tela de Marketing. A desconexão interrompe a sincronização e elimina imediatamente o token de acesso armazenado. O histórico de métricas já importado continua disponível para a clínica, que pode pedir a sua exclusão conforme a página de Exclusão de Dados. Você também pode remover o acesso da Wellcore diretamente nas configurações da sua conta Meta ou Google.

10. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas:

• criptografia em trânsito (TLS) e em repouso (banco de dados, cache e armazenamento de arquivos);
• criptografia adicional, na aplicação, de credenciais de integrações e de referências de meios de pagamento;
• isolamento dos dados por organização e controle de acesso por perfil;
• armazenamento privado de documentos médicos, com verificação de integridade;
• trilha de auditoria de acesso a dados clínicos;
• acesso excepcional do suporte da Wellcore vinculado a motivo e chamado registrados, limitado a 60 minutos por concessão, somente leitura por padrão (escrita exige a aprovação de uma segunda pessoa da Wellcore), sem acesso a conteúdo clínico e com registro de cada uso;
• registros técnicos (logs) sem senhas, tokens, conteúdo clínico, CPF, telefone ou e-mail;
• cópias de segurança do banco de dados e plano de recuperação de desastres.

A Plataforma ainda não oferece autenticação em dois fatores. Recomendamos senhas fortes e exclusivas.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Se ocorrer um incidente de segurança que possa gerar risco ou dano relevante, adotaremos as medidas de contenção cabíveis, comunicaremos as clínicas afetadas e, quando a Wellcore for controladora, a ANPD e os titulares, nos termos da Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

A Wellcore não declara possuir certificações como ISO 27001, SOC 2, HIPAA ou PCI DSS.

11. Seus direitos

Você pode solicitar a qualquer momento (art. 18 da LGPD):

• confirmação de que tratamos os seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade a outro fornecedor;
• eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento;
• informação sobre com quem compartilhamos os seus dados;
• informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências;
• revogação do consentimento;
• revisão de decisões automatizadas;
• oposição a tratamento realizado em desacordo com a lei.

Como exercer: veja a página LGPD e Direitos do Titular e a página de Exclusão de Dados, ou escreva para privacidade@wellcore.com.br. Poderemos pedir informações para confirmar a sua identidade. Respondemos no prazo de até 15 dias previsto no art. 19, II, da LGPD. Se o dado pertencer a uma clínica (seção 2.2), encaminharemos o pedido a ela.

Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

12. Cookies e tecnologias semelhantes

Hoje o site e a Plataforma não usam cookies de terceiros, ferramentas de analytics nem pixels de publicidade. Guardamos no seu navegador apenas informações estritamente necessárias ao funcionamento, e o site carrega fontes tipográficas do Google. Ferramentas de medição ou de marketing só são carregadas com o seu consentimento, dado no aviso de cookies do site. Cada item está descrito na Política de Cookies.

13. Crianças e adolescentes

A Plataforma é destinada a clínicas e profissionais. O Portal do Paciente é destinado a maiores de 18 anos: menores de idade não devem criar conta no Portal.

Dados de crianças e adolescentes registrados pela clínica são tratados por ela, como controladora, no melhor interesse do titular e observando o art. 14 da LGPD, inclusive o consentimento específico de pelo menos um dos pais ou do responsável legal, quando aplicável.

14. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política. A versão vigente fica sempre neste endereço, com o número da versão e a data da última atualização. Mudanças relevantes serão comunicadas aos usuários da Plataforma.

15. Contato

WELLCORE TECNOLOGIA LTDA — CNPJ 69.189.658/0001-90

Rua Torquato José Rodilha, 40, Pestana, Osasco/SP, CEP 06180-100

Privacidade: privacidade@wellcore.com.br

Contato do Encarregado: privacidade@wellcore.com.br

Veja também: Termos de Uso, LGPD e Direitos do Titular, Exclusão de Dados, Política de Cookies e Acordo de Tratamento de Dados.